De Radboud Universiteit (RU) was van plan om vanaf februari met de hele universiteit over te gaan op de software Microsoft365. Onlangs deed dit stof opwaaien, toen critici in universiteitsmagazine Vox stelden dat dit in strijd zou zijn met de Europese privacywetgeving. Wat is er aan de hand en wat staat er te gebeuren? Universitaire Studentenraadsleden Daan Willems en Jelle Verploegen, als medezeggenschappers betrokken bij de overgang, geven een overzicht.
Waarom heeft de universiteit in beginsel besloten om over te stappen op Microsoft?
Verploegen: ‘De universiteit zag dat studenten en medewerkers met veel verschillende programma’s werken en documenten daardoor moeten schuiven. Als een document wordt nagekeken, moet dat bijvoorbeeld eerst heen en weer worden gemaild voordat je het kunt inzien. Met Microsoft365 kun je documenten makkelijker gezamenlijk bewerken. Dat kan niet met SURFdrive, de huidige software die aan de universiteit wordt gebruikt.’
Willems: ‘Microsoft365 biedt daarnaast automatisch Teams aan, dat is een soort Zoom die in dat programma is geïntegreerd. Daarnaast heeft de opslagruimte van SURFdrive minder functies dan Microsoft365 heeft. Met de overstap wordt de digitale samenwerking zodoende efficiënter gemaakt.’
Microsoft is in principe een Amerikaans bedrijf en hanteert dan ook de Amerikaanse regelgeving rondom privacy. Dit zou leiden tot juridische problemen. Hoe zit dit precies?
Willems: ‘In de Verenigde Staten is er meer toegestaan rondom het bewaren van gegevens. Wanneer Microsoft in Europa wordt gebruikt, moet het bedrijf zich echter aan de Europese regelgeving houden. Daar gaat het mis, want hoe Microsoft omgaat met gegevens past niet binnen de Europese wetgeving.’
Verploegen: ‘Volgens de Amerikaanse wetgeving mag de overheid namelijk data opvragen van een Amerikaans bedrijf zoals Microsoft. Als het in Europa wordt gebruikt, stelt de Europese wetgeving echter dat dit data is van Europese burgers. Die mag de Amerikaanse overheid niet zomaar hebben. Een Europese rechter legde dat afgelopen juli vast in een uitspraak.’
’De universiteit is nu al heel afhankelijk van Microsoft.’
Hoe kan de universiteit er dan toch voor hebben gekozen met deze software in zee te gaan?
Verploegen: ‘De beslissing om Microsoft365 te gebruiken was al genomen voor de rechter die uitspraak deed. De universiteit kijkt nu met een commissie van de Vereniging Nederlandse Universiteiten (VSNU) hoe hiermee moet worden omgegaan en of er een mogelijke oplossing is.’
‘Microsoft is zich natuurlijk ook bewust van het probleem van de niet-rijmende wetgeving. Europa is voor hen natuurlijk een gigantische markt, dus zij denken ook na over hoe het juridisch kan worden opgelost. De kans is wel aanwezig dat zij hun privacy voorwaarden zodanig veranderen dat de Europese rechter zegt: zo mag het wel. Dat is echter nog heel ver weg.’
Wat gebeurt er als die commissie van de VSNU concludeert dat Microsoft365 niet kan worden gebruikt aan de universiteit en Microsoft zelf geen oplossing aandraagt? Kan de geïnvesteerde zes miljoen dan de prullenbak in?
Willems: ‘Dat moet nog blijken. Wij hebben geen inzage in de precieze afspraken en weten niet in hoeverre de RU zich nog terug zou kunnen trekken.’
Verploegen: ‘Overigens is de universiteit al erg afhankelijk en hebben we ook al een gigantisch probleem als Microsoft niet langer Word en Powerpoint zou ondersteunen. Bijna alle docenten en studenten werken immers met zulke office-programma’s van Microsoft. Eigenlijk is dit dus een proces dat al heel lang bezig is, enkel het cloud-stukje ontbrak nog.’
Dat maakt het extra complex. Wat zijn de consequenties als daarnaast ook de overstap naar Microsoft365 wordt doorgezet?
Willems: ‘Het is al eerder in Europa gebeurd dat het gebruik van Microsoft via een rechtszaak werd teruggefloten door een rechter. Er zijn dus precedenten. Het is geen gegeven dat het hier gebeurt, maar mocht dat zo zijn, heeft de RU wellicht een zwakke positie.’
De VSNU-commissie presenteert dit voorjaar een advies over de ingebruikname van Microsoft365. De RU zet de voorbereidingen op de overstap tot die tijd door.