Regels en procedures. Het zijn niet de meest geliefde termen voor een wetenschapper die zich simpelweg wil focussen op colleges geven en onderzoek doen. De ‘bureaucratie’, de organisatiestructuur waar het om gaat, staat niet best te boek. In hoeverre is bureaucratie eigenlijk positief voor de universiteit?
Iedere student kent het wel: cursusevaluaties. Hoewel het voor studenten fijn is om anoniem wat kritische noten bij een cursus te plaatsen, kunnen docenten hier niet over discussiëren. Dit is niet alleen het geval bij studentenevaluaties, maar doet zich ook voor bij onderzoeksjaarverslagen en visitatiecommissies waarin en waarvoor een docent zich moet verantwoorden. Evaluaties aan de hand van wat ‘redelijkerwijs’ in een cursus zou moeten voorkomen, leveren docenten handenvol papierwerk op. Zo’n verantwoordingsmechanisme is een van de gevolgen van de bureaucratie. Een begrip dat aan het begin van de 20ste eeuw door de filosoof Max Weber werd beschreven. Bij het ingewikkelder worden van de samenleving werd de organisatiestructuur meer van toepassing, vertelt Marcel Becker, Praktisch Filosoof aan de Radboud Universiteit (RU): ‘In de tweede industriële revolutie kwamen er mensen met steeds meer specialistische kennis. Daardoor kwam er een toenemende behoefte aan een manier om alle verschillende functies die mensen bekleden aan te sturen.
‘Bij bureaucratie hoort geen menselijk gezicht.’
De bureaucreatie is een organisatiestructuur waarin met regels wordt afgesproken hoe mensen met elkaar omgaan. Ook nu is deze nog nodig, vertelt Becker: ‘De samenleving wordt alleen maar meer ingewikkelder.’ Via verantwoording en controles kan na worden gegaan of de afspraken die worden gemaakt, wel worden nagekomen. Bureaucratie heeft tegenwoordig een negatieve connotatie gekregen. Niet alleen in het typische voorbeeld, de gemeente, maar ook aan de universiteit, stelt universitair docent Eelco Runia in zijn boek Genadezesjes uit 2019. Hierin omschrijft hij dat de verantwoording voor het volgen van de regels niet meer op simpele controles lijkt, maar eerder op ‘protocolfetisjisme’. Ook de beweging WOinactie levert haar kritiek. Op de website van het initiatief wordt gesteld dat er sprake is van ‘geïnstitutionaliseerd wantrouwen’. De verantwoording die de ‘professionals’, ofwel universitair docenten professoren, moeten afleggen, duidt er volgens hen vooral op dat men niet vertrouwt dat zij hun werk uit zichzelf goed verrichten. In hoeverre is bureaucratie eigenlijk positief voor een universiteit?
Het vinkjescircus
Om vriendjespolitiek en willekeur te bestrijden bij het uitvoeren van de regels, gaat een bureaucraat, ofwel een controleur, zo anoniem mogelijk te werk. ‘Bij bureaucratie hoort geen menselijk gezicht’, zegt Becker. ‘We passen de regels universeel toe.’ In het kader van eerlijkheid van behandeling, wordt er dus geen onderscheid gemaakt tussen individuen. Hij vervolgt: ‘Dan kunnen mensen gaan zeuren of persoonlijk verdriet hebben, maar dat telt allemaal niet mee.’ Studenten krijgen dagelijks met deze onpersoonlijkheid te maken: zo moeten zij zich elektronisch inschrijven voor een cursus, hebben een studentennummer en moeten zich bij een tentamen legitimeren. Dit alles wordt gedaan om ongelijkheid tussen studenten tegen te gaan.
Een nobel streven, zou je zeggen, maar hier zit ook een keerzijde aan. Arnoud Lagendijk, hoogleraar Economische Geografie aan de RU, kijkt duidelijk geërgerd wanneer hij het woord ‘anoniem’ hoort. Als je namelijk geen gezicht hebt bij degene die jou aanspreekt, kan je ook geen gesprek met hem of haar meer aangaan, vertelt hij. Vermoeid begint hij over anonieme studentenevaluaties. Hoewel hij het begrijpelijk vindt dat studenten hun naam liever niet onder een kritiekpunt plaatsen omdat zij later weer met de docent te maken hebben, ontneemt dit de kans om met elkaar in overleg te gaan over de kritiek. ‘Ik vind het echt schrijnend hoe ver we van dat gesprek af staan’, vertelt hij. ‘De evaluaties gaan via een proces waar allemaal schotten tussen zitten.’ Die afstand is er ook wanneer visitatiecommissies langskomen om een opleiding te beoordelen. Vaak moet een docent dan allerlei verslagen opstellen, terwijl hij van het hoogste orgaan vervolgens alleen hoort of de verantwoording goed is of niet. ‘Het gaat over de vorm van het goedkeuren en het vinkjes zetten langs lijstjes met dingen waar een cursus aan zou moeten voldoen’, vertelt Lagendijk. De nuance ontbreekt dus door de anonimiteit en stijfheid van dergelijke evaluatiesystemen.
‘Vanuit de buitenwereld is het een heel gezond idee om de kwaliteit te willen waarborgen.’
Een gesprek met de daarbij horende nuance is daarentegen wel mogelijk, zo blijkt uit evaluaties van de examencommissie. Hierbij kijken onder andere docenten onderling naar de samenhang tussen de studiehandleiding en de inhoud van een vak. Volgens Becker is dit bureaucratie die juist erg goed werkt omdat zij bij deze controles, paradoxaal genoeg, niet zo onpersoonlijk is. De regels staan vast, vertelt hij, maar er wordt toch nog gekeken naar wat er per situatie verschilt. ‘Als iemand mijn cursus komt controleren, snapt hij vaak dat ik dingen op mijn eigen manier doe’, vertelt hij. ‘We hebben dan overleg over wat ik zo veel mogelijk op die wijze kan blijven doen.’ Volgens de filosoof, die zelf lid is van de examencommissie die deze controles uitvoeren, zit hier een duidelijk voordeel aan verbonden. ‘Erover praten leidt tot interessante suggesties over toetsverbetering. Dat hoort erbij, want je doet het uiteindelijk voor de studenten.’ Enerzijds is een anonieme evaluatie dus voordelig in de zin dat iedereen gelijk wordt behandeld, anderzijds neemt het de kans op een gesprek weg. Onderlinge evaluatie lijkt dan een goede compromis te zijn.
Fraudefinanciën en zevenzuchten
Toch is deze onderlinge evaluatie niet helemaal de oplossing. Zo is het verstandig dat er iemand meekijkt om te voorkomen dat docenten elkaar een hand boven het hoofd houden. Becker: ‘Vanuit de buitenwereld is het een heel gezond idee om de kwaliteit van het onderwijs te willen waarborgen en daarom bijvoorbeeld te willen weten of alle colleges ongeveer hetzelfde worden gegeven.’ Ditzelfde proces gaat ook op met onderzoeksbeurzen, waarbij het Ministerie van Onderwijs regels opstelt om te kunnen controleren of er met onderzoeksgeld wordt gefraudeerd. De verslagen die onderzoekers hiervoor moeten opstellen voor een hoger orgaan zijn, de maatschappij die haar geld gewaarborgd wil zien, veel waard.
‘De vraag is of het onderwijs door deze werkdruk niet juist minder kwaliteit krijgt.’
Extra controle kan dus geen kwaad. Als het monitoren van de kwaliteit van het functioneren van wetenschappers echter doorslaat, leidt dit tot hevige competitie tussen academici. Voor het houden van toezicht worden namelijk continu resultaten en verslagen opgeëist. ‘Dat maakt het heel makkelijk om competitie te stimuleren, want je hebt letterlijk een meetlat waarmee je het aantal promoties per afdeling heel gemakkelijk kunt meten’, vertelt Becker. ‘Dat soort ontwikkelingen vind ik wel ongemakkelijk.’ Niet alleen Becker, maar ook Lagendijk en hoogleraar Ecologische Microbiologie aan de RU, Mike Jetten erkennen dat vooral promovendi hier een grote werkdruk door ervaren.
De vraag is of het onderwijs door deze werkdruk niet juist minder kwaliteit krijgt. Becker was lid van een visitatiecommisie die onder andere scripties controleerde op hun beoordeling en stelt dat er in ieder geval niet extra wordt gecontroleerd op het sjoemelen met cijfers. ‘Misschien ben ik vanwege mijn positie een beetje bevooroordeeld, maar ik denk niet dat wij al die scripties met zessen of minder extra nalezen’, vertelt hij. Lagendijk noemt dat het wel degelijk een angst is dat een extreem cijfer beter zou moeten worden onderbouwd, waardoor docenten scripties eerder met zevens en achten gaan becijferen. ‘Dat soort dingen gebeurt echt’, vertelt hij. ‘In combinatie met het hele inefficiënte circus van jaarverslagen, cursusevaluaties en visitatiecommissies, kost het te veel tijd om ook nog een extreem cijfer extra goed te verantwoorden.’ Het lijkt er dus op dat er een middenweg moet worden gevonden om dergelijke scenario’s te voorkomen. Het is namelijk gezond om vanuit een buitenperspectief naar de werkzaamheden van de academicus te kijken, maar anderzijds gevaarlijk dat de kwaliteitseisen een heilig doel worden. Zoals Lagendijk illustreert kunnen de werkdruk en eisen die hierdoor ontstaan een averechts effect hebben. In plaats van dat het onderwijs wordt gewaarborgd, leidt het juist tot een oneerlijke beoordeling.
Wildgroei aan regels
In het geval van zo’n evaluatiecircus gaan de regels dus niet helemaal meer op met het doel dat ermee zou moeten worden bereikt. Volgens Paul Hendriks, hoogleraar Bedrijfskunde, is het in dat soort scenario’s van belang dat er kritisch wordt gereflecteerd op de regels. ‘Niet door de academici zelf, maar door bijvoorbeeld degenen die bestuurlijke verantwoordelijkheid hebben, zoals decanen, die er van enige afstand naar kunnen kijken en verschillende belangen moeten kunnen wegen’, licht hij toe. Binnen een universiteit is zo’n reflectie sneller georganiseerd dan wanneer je regels op landelijk niveau opstelt. ‘Ook hier zie je dat naarmate het hiërarchischer, het ook onpersoonlijker wordt’, vertelt Hendriks. ‘Op een groter niveau moet je de regels expliciteren en je hier ook aan houden.’ Wanneer een onderzoeker een onderzoeksbeurs van buiten de universiteit krijgt, komen de regels dan ook in veel grotere getalen voor en worden deze meer geëxpliciteerd. Dit is ook niet zo vreemd: het geld komt van de maatschappij, dus is het belangrijk dat het ook goed terecht komt. Jetten is zo’n onderzoeker die meerdere beurzen ontving en zich vervolgens geen weg meer wist te banen door de verschillende regelgevingen. ‘Zo mag ik het geld van de ene beurs maar in bepaalde zaken steken. Dat terwijl ik het soms wil gebruiken voor zijonderzoek waar het ook goed terecht zou komen’, vertelt hij. Becker geeft hier commentaar op: ‘Dat is nou tragisch. We hebben de bureaucratie uitgevonden om overzicht te creëren en om ervoor te zorgen dat het geen chaos wordt.’ Hij zucht: ‘Vervolgens gaan we zoveel regels creëren dat we het overzicht verliezen.’
De regels an sich zijn dus niet per se de boosdoener wanneer een bureaucratie ontspoort, maar de hoeveelheid en vooral de toepassing ervan. Volgens Hendriks zou de bureaucraat altijd de bereidheid moeten hebben om de regels ter discussie te stellen. ‘Niet in de zin dat deze allemaal moeten verdwijnen, maar door jezelf te bevragen of de gevolgen nog steeds de bedoeling van de afspraken zijn.’ De regels zijn namelijk voordelig, als deze zo min mogelijk vrijheid van onderzoekers en docenten inperken, maar wel genoeg zijn om fraude en matige kwaliteit van cursussen en onderzoeken tegen te gaan. Hendriks benadrukt dat het daarom niet alleen van belang is om rationele besluiten te maken die zijn gericht op het resultaat dat ergens mee is verkregen, maar dat je hierin ook vooral je emoties en morele kompas moet meenemen. ‘Uiteindelijk is het natuurlijk zaak dat iedereen zich aangesproken zou moeten voelen om aan de bel te trekken wanneer er bij de uitvoering van controles echt iets mis gaat.’ In het geval van de doorgeslagen onpersoonlijke verantwoordingen zou dit misschien wel wijs zijn. Dan zal het vinkjescircus in de toekomst minder bezoekers krijgen.